Das Digitale Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen! Definition, Ablauf und Vorteile

Was ist Forderungsmanagement?

Das Forderungsmanagement hat die Aufgabe, ein funktionierendes Mahnwesen zu organisieren und damit die Liquidität eines Unternehmens zu sichern. Dazu gehören zahlreiche Tätigkeiten wie das Ordnen und die Registrierung offener Rechnungen. Offene Zahlungen bedürfen einer sorgfältigen und transparenten Organisation. Zahlungsfristen müssen übersichtlich dargestellt sein und säumigen Zahlern werden rechtzeitig Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zugestellt. Das erfordert wiederum eine Vielzahl verschiedener Arbeitsschritte. Nur wenn man alle Rechnungen im Blick hat, kann man entscheiden, wer mit den Zahlungen im Rückstand ist. Der Status aller offenen Rechnungen muss ersichtlich sein. Danach müssen die Verantwortlichen im Forderungsmanagement Zahlungserinnerungen verfassen und verschicken. In manchen Fällen ist die Beauftragung eines Inkassobüros notwendig. Im Extremfall können Sie Klage gegen säumige Kunden einreichen. Diese Arbeiten sind jedoch langwierig und umfangreich. Vor allem dann, wenn Sie auf konventionellem Weg erfolgen. 

Das Ziel des Forderungsmanagements ist es, Zahlungsausfälle so gering wie möglich zu halten. Damit entsteht eine solide Grundlage für eine lückenlose Liquidität des Unternehmens. Heute erfolgt das Forderungsmanagement auch auf digitaler Ebene. Das digitale Forderungsmanagement ist jedoch viel mehr als die Sammlung von Daten auf elektronischem Weg. Durch das digitale Forderungsmanagement können Sie alle mit dem Mahnwesen verbundenen Vorgänge rascher und effizienter abwickeln. Das erspart zusätzlich Kosten. Das Forderungsmanagement können Betriebe oder Onlineshops entweder outsourcen oder von einem Fintech wie Billie erledigen lassen. 

Warum braucht man ein Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement erleichtert den Überblick über bestehende, bereits beglichene und offene Forderungen. Gerade in der heutigen Zeit ist es oft der Fall, das Unternehmen und Privatkunden ihre offenen Rechnungen nicht mehr oder nicht rechtzeitig begleichen. Ist dies der Fall, kann auch Ihr eigenes Unternehmen in einen Liquiditätsengpass schlittern. Das Forderungsmanagement ermöglicht die Überwachung von Zahlungsfristen und eine rechtzeitige Einleitung von Mahnvorgängen. 

Das elektronische Forderungsmanagement automatisiert den Workflow im Mahnwesen. Daten, die in der Payment Journey anfallen, werden automatisch generiert. In den meisten Unternehmen laufen Mahnwesen und Buchhaltung ohnehin bereits auf elektronischem Weg ab. Anders sieht dies in kleineren Betrieben sowie in Onlineshops aus. Das elektronische Forderungsmanagement ist eine Möglichkeit, der sich auch kleine und mittlere Unternehmen und Unternehmen im E-Commerce bedienen können. Der Datenaustausch erfolgt sowohl betriebsintern als auch extern. Das heißt, Sie können mit diesem System auch auf externe Datenquellen zugreifen. Das ist vor allem für die Bonitätsprüfung wichtig.

Während im B2C diese elektronischen Werkzeuge bereits weit verbreitet sind, hinkt die Entwicklung im B2B noch etwas nach. IT-Plattformen wie Billie automatisieren nun auch im B2B-Bereich das Mahnwesen. Die Software ist so konzipiert, dass sie offene Rechnungen sofort erkennt und im Bedarfsfall einen Mahnprozess einleitet. Dabei kann es sich auch um Zahlungserinnerungen handeln. Die Zahlungserinnerungen versendet das System mitunter auch auf digitalem Weg über E-Mail oder über WhatsApp. Damit genießen Sie den Vorteil, dass Sie keine offenen Rechnungen übersehen können und Ihre Liquidität erhalten bleibt.

Wie läuft das Forderungsmanagement ab?

Beim Forderungsmanagement steht das vorgerichtliche Mahnwesen im Vordergrund. Hat Ihr Kunde eine Rechnung nicht bezahlt wird zunächst ein Erinnerungsschreiben verfasst. Dieses weist den Kunden auf eine noch nicht bezahlte Rechnung hin. Wenn dies nicht fruchtet, kommt das kaufmännische Mahnwesen ins Spiel. Dieses Mahnschreiben weist den Kunden auf die offene Rechnung hin und fordert ihn zur Zahlung auf. Die Bestandteile des Mahnschreibens beinhalten den Ort und das Datum, die Rechnungsnummer, die Höhe der Summe sowie das neue Zahlungsziel. In der Praxis setzt man meist drei Mahnungen, bei denen die Tonalität immer schärfer wird und schließlich mit einer Klagedrohung endet. Danach kommen ein Inkassobüro oder ein Rechtsanwalt zum Zug. Dieser können bei Nichtbezahlung der Forderung schließlich Klage auf dem Zivilrechtsweg einreichen. 

Was ist der Unterschied zwischen internem und externem Forderungsmanagement?

Große Unternehmen haben meist eigene Abteilungen, die sich mit dem Mahnwesen beschäftigen. In Klein- und Mittelbetrieben ist dies nicht der Fall. Schließlich verursachen Mitarbeiter, die sich eigens mit dem Mahnwesen auseinandersetzen, Kosten. Das können sich kleine Betriebe kaum leisten. Aus diesem Grund lagern sie das Mahnwesen oft an externe Partner aus. Als externe Partner gelten in erster Linie Steuerberatungskanzleien, Inkassobüros oder eine entsprechende Software wie Billie. 

Diese Plattform unterstützt Sie im gesamten Mahnprozess. Sie können nicht nur Zahlungserinnerungen automatisch generieren, sondern auch weitere Mahnschreiben bis hin zur Klagedrohung. Im B2B ist der Kauf auf Rechnung noch nicht so stark verbreitet wie im B2C-Bereich. Allerdings etablieren sich auch im B2B immer mehr Onlineshops. Die Verantwortlichen müssen den B2B-Kauf auch online für den Kunden so angenehm wie möglich gestalten. Aus diesem Grund spielt hier das Forderungsmanagement ebenfalls eine entscheidende Rolle. Bonitätsprüfungen dürfen mögliche Kaufprozesse nicht verzögern. Ferner sind die angebotenen Zahlungsarten entscheidend. Kunden müssen die Möglichkeit haben, über mehrere Kanäle ihre Zahlungen rechtzeitig zu tätigen. 

Das elektronische Forderungsmanagement berücksichtigt im B2B-Bereich vor allem wesentliche Faktoren des Kunden. Dazu gehören vor allem:

• Die bevorzugten Kommunikationskanäle des Kunden

• Die persönliche Erreichbarkeit der Unternehmensverantwortlichen

• Die erfolgreichste Art der Ansprache des Kunden

• Die bevorzugte Zahlungsmethoden

Tipps für ein besseres Forderungsmanagement

Um das Forderungsmanagement möglichst effizient zu gestalten, empfehlen sich folgende Punkte:

• Rechnungserstellung:

Rechnungen sind sofort nach der Bestellung zu erstellen und zu verschicken. Damit verlieren Sie keine wertvolle Zeit.

• Bonitätsprüfung:

Führen Sie vor allem bei Neukunden vor der Bestellung eine ausreichende Bonitätsprüfung durch. Damit verhindern Sie unliebsame Überraschungen. Kunden ohne entsprechende Bonität bedienen Sie nur gegen Vorauskasse.

• Regelmäßiger Bonitätscheck:

Bei Bestandskunden ist ein jährlicher Bonitätscheck durchzuführen. Die Liquidität von Kunden kann sich im Lauf der Zeit stark ändern.

• Limitierung:

Richten Sie für Unternehmen, die Sie beliefern, ein Limit für den Lieferantenkredit ein.

• Anzahlungen:

Wenn es sich um einen größeren Auftrag handelt, vereinbaren Sie am besten eine entsprechende Anzahlung.

So minimieren Sie Forderungsausfälle

Forderungsausfälle durch säumige Kunden sind nicht nur in Onlineshops ein Problem, sondern auch im B2B-Bereich. Derartige Ausfälle verursachen Liquiditätsengpässe und zusätzliche Kosten. Der Einsatz automatisierter IT-Systeme kann Abhilfe schaffen. Ein automatisiertes Forderungsmanagement berücksichtigt alle wesentlichen Faktoren, um die Liquidität zu erhalten.

• Es gewährleistet einen Überblick über alle offenen Forderungen.

• Es zeigt, wann welche Rechnungen fällig sind.

• Es organisiert ein mehrstufiges Mahnwesen.

• Das System führt automatisierte Bonitätsprüfungen vor dem Kauf durch

Was muss digitales Forderungsmanagement können?

Im Prinzip muss ein elektronisches Forderungsmanagement alle Agenden übernehmen, die Sie sonst manuell durchführen müssten. Zu diesen Maßnahmen zählen:

• Rechnungsprüfung Das System muss jede einzelne Rechnung zuverlässig auf ihre Zahlung überprüfen können. Dazu gehört die Erfassung von Zahlungseingängen sowie die Überprüfung der Zahlungsfristen.

• Mahnstatus Bei bereits eingemahnten Rechnungen muss das System ebenfalls deren Fälligkeit prüfen. Zudem muss es registrieren, ob es sich um eine Zahlungserinnerung oder bereits eine Mahnung handelt.

• Bonitätsprüfung Das digitale Forderungsmanagement muss in der Lage sein, die Bonität von Kunden rechtzeitig zu überprüfen. Dieser Vorgang sollte jedoch einen möglichen Geschäftsabschluss nicht unnötig verzögern. Das gilt vor allem für den B2B-Zahlungsverkehr in Onlineshops.

Möglichkeiten im Forderungsmanagement

Im Forderungsmanagement stehen zur Eintreibung und für die Bezahlung offener Rechnungen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. 

• Der Rechnungskauf In diesem Fall verkaufen Sie offene Forderungen an einen Dritten. Meist handelt es sich dabei um ein Factoringunternehmen, eine Bank oder einen Fintech wie Billie. Mit Billie können Sie den Kauf auf Rechnung auch in Ihrem B2B-Onlineshop ganz einfach etablieren.

• Inkassobüro Sie können alternativ natürlich auch Ihre offenen Forderungen einem Inkassobüro zur Eintreibung übergeben. Das dauert jedoch viel länger und Sie beheben dadurch Ihre kurzfristigen Liquiditätsengpässe nicht.

• Zahlungsmethoden Um offene Forderungen zu begleichen, können Sie auch auf verschiedene Zahlungsmethoden zurückgreifen. Als Betreiber eines Onlineshops können Sie säumigen Kunden die Bezahlung von Rechnungen mithilfe diverser Zahlungsmethoden anbieten. Im B2C-Bereich ist dies ohnehin bereits eine gängige Variante.

Das Forderungsmanagement mit Billie

Wir sind ein Unternehmen mit Sitz in Berlin. Hier finden Sie die passenden Lösungen für Ihr digitales Forderungsmanagement.

Mit Buy Now, Pay Later können Sie den Rechnungskauf in das Shopsystem Ihres Onlineshops integrieren. Ihre Kundschaft kann ihre favorisierte Zahlungsmethoden auswählen, so schaffen Sie höchste Kundenzufriedenheit und steigern zudem Ihre Conversion.

Die Prüfung der Bonität erfolgt in wenigen Sekunden. Verantwortlich dafür ist ein neuartiger Scoring-Algorithmus.  Mit einer Akzeptanzrate von 90% ist es auch Neukunden und Gästen möglich den Kauf auf Rechnung zu nutzen. Die Lösung gewährleistet die Liquidität und sorgt für einen zielführenden Ausfallschutz. Damit implementieren Sie die Zahlungsart Rechnungskauf in Ihr System und bilden damit eine Grundlage für eine Umsatzsteigerung. Der Rechnungskauf wird immerhin von mehr als 85 % aller Kunden im B2B voll akzeptiert.

Deshalb lohnt sich das digitale Forderungsmanagement mit Billie

Mit Billie erhalten Sie ein Werkzeug, das Mahnwesen und Buchhaltung wesentlich erleichtert und zudem die Liquidität Ihres Unternehmens oder Ihres Onlineshops gewährleistet. Es gibt keine Vertragslaufzeiten und auch keine Mindestkontingente. Für Onlineshops eignet sich Billie Buy Now, Pay Later. Damit gewährleisten Sie für Ihre Kunden den Kauf auf Rechnung und steigern damit die Kundenzufriedenheit.

Wenn auch Sie Ihren B2B Onlinestore zur Erfolgsgeschichte machen wollen, dann kontaktieren Sie uns unter info@billie.io oder lassen Sie sich individuell von unseren B2B Experten beraten: