Zahlungsausfälle vermeiden? So schützen Sie Ihr Unternehmen
Zahlungsausfälle sind schlecht für Liquidität und Gewinn eines Betriebs. Wenige unbezahlte Rechnungen von Firmenkunden reichen aus, um ein gesundes Business ins Wanken zu bringen. Mit einer klugen Strategie und einem ausgeklügelten Mahnwesen beugen Sie der Gefahr vor. Oder Sie sichern sich ganz gegen säumige Zahler und insolvente Käufer ab. Wie gehen Sie dabei vor und welche Maßnahmen sind sinnvoll?
Warum Zahlungsausfälle für Unternehmen so gefährlich sind
Im B2B geht es nicht um Peanuts. Wer Produkte und Dienstleistungen verkauft, achtet gut auf die Zahlungsfähigkeit seiner Käufer. Im Rechnungsbetrag sind anteilig Ihre Betriebskosten enthalten, für die Sie bereits in Vorleistung gegangen sind. Die Marge ist der Gewinn Ihres Unternehmens, auf den Sie nicht verzichten können. Geht das Geld nicht ein, fehlen Ihnen flüssige Mittel, die Sie zur Reinvestition dringend benötigen. Kommen mehrere Zahlungsausfälle zusammen, bleibt Ihnen zur Überbrückung nur eine zusätzliche Finanzspritze. Deswegen berichten Medien immer wieder von gesunden, profitablen Betrieben, die wegen schlechter Zahlungsmoral und Liquiditätsproblemen von Firmenkunden unter Druck geraten.
Definition: Wann spricht man von Zahlungsausfall?
Fachleute unterscheiden zwischen den Begriffen Zahlungsstörung und Zahlungsausfall. Wenn eine Käuferin nach Ablauf des Zahlungsziels eine Rechnung nicht begleicht, handelt es sich rechtlich gesehen um eine Zahlungsstörung. Das bedeutet dann noch nicht, dass das Geld niemals eingehen wird. Zu diesem Zeitpunkt besteht für ein Unternehmen noch die Aussicht, mit Mahnverfahren an den ausstehenden Betrag zu kommen. Zahlungsausfälle bezeichnen die Situation, wenn klar ist, Sie müssen die Rechnungssumme abschreiben. Mahnungen, Inkassoverfahren und gerichtliches Vorgehen haben alle nicht geholfen. Ihr Firmenkunde ist kurz vor oder bereits mitten in der Insolvenz. Im allgemeinen Sprachgebrauch nutzen wir die Begriffe oft deckungsgleich.
Tipps und Tricks, um Zahlungsausfälle zu vermeiden
Erfolgreicher Umgang mit dem Zahlungsausfallrisiko steht auf drei wichtigen Pfeilern:
Minimieren
Vorbeugen
Absichern
Sie entscheiden selbst, welche Bausteine aus diesen Bereichen am besten zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche und Ihrer Kundenklientel passen.
Das Zahlungsausfallrisiko verringern – erste Schritte bei drohendem Ausfall
Mahnwesen: Kümmert sich Ihr Unternehmen selbst um säumige Zahler? Dann ist es notwendig, das Mahnwesen straff und rechtlich korrekt zu organisieren. Senden Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen umgehend aus. Dann haben Sie eine höhere Chance, dass die Empfänger Sie ernst nehmen. Das hat auch einen psychologischen Effekt: Hatten sie die Rechnung nur vergessen, denken sie beim nächsten Mal eher daran, rechtzeitig zu bezahlen.
Außergerichtliche Einigung: In manchen Fällen entsteht zwischen Lieferantin und Käufer Streit: über die Höhe der Rechnung, das Produkt, die getroffene Vereinbarung oder Ähnliches. Die Käuferin hält die Bezahlung ganz oder teilweise zurück und ist nicht bereit, einzulenken. Dann können Sie die Möglichkeit einer Streitschlichtung nutzen oder vor ein Schiedsgericht ziehen. Sie gehen einem teuren Gerichtsverfahren aus dem Weg, wenn beide Parteien einen Vergleich schließen.
Inkassoverfahren: Einen gewissen Ausfallschutz bietet das Inkassoverfahren. Dabei beauftragen Sie ein Inkassounternehmen, Ihre Forderungen professionell einzutreiben. Sie bestimmen, zu welchem Zeitpunkt des Mahnverfahrens das Inkassobüro in Aktion tritt. Außerdem besteht die Option, Ihre Forderung an ein Büro zu verkaufen. Sie erhalten einen Teil des offenen Betrags abzüglich der Gebühr und das Inkassounternehmen führt das Mahnverfahren in eigenem Namen fort.
Gerichtsverfahren: Alle Mahnungen sind umsonst, Ihre Käuferin zahlt nicht. Als letzte Möglichkeit bleibt Ihnen der Weg vor Gericht, um die Forderung geltend zu machen und wenigstens einen Teil der Summe zu bekommen.
Maßnahmen, die Sie als Ausfallschutz einsetzen
Risikobewertung:
Vor der Bestellung führt ein Unternehmen eine Bonitätsprüfung durch. Dabei geht es um Zahlungsfähigkeit, Unternehmensform, korrekte Adresse und bisheriges Zahlungsverhalten. Die Informationen nehmen Sie unter anderem aus Ihren eigenen vorhandenen Daten. Außerdem geben Wirtschaftsauskunfteien wie die Schufa, Handelskammern und -register sowie Amtsgerichte und Schuldnerverzeichnisse Hinweise.
Eigene Informationen speichern:
Ein weiterer Tipp aus der Praxis ist, Daten über Kunden um ihre Zahlungsinformationen zu ergänzen. Speichern Sie, wenn Sie Kundinnen an Zahlungen erinnern müssen. Wenn Sie von Liquiditätsproblemen erfahren oder die Bank Lastschriften zurückgibt. Auf Grundlage dieser Daten legen Sie Einkaufslimits fest und beschränken die Zahlungsarten. Sobald sich die Zeichen für Probleme häufen, stellen Sie die Geschäfte mit einem Kunden ein.
Rechtliche Voraussetzungen absichern:
Jeder Kaufmann weiß, kein Verkauf ohne Vertrag. Der Vertrag ist wie eine kleine Versicherung gegen Zahlungsausfall, denn er vermeidet Streitereien und Uneinigkeit. Deshalb ist es wichtig, juristisch korrekte AGB auszuweisen. Es ist sinnvoll, einen Anwalt zu beauftragen, der Verträgen und Dokumenten auf den Zahn fühlt. Die Rechnung muss alle notwendigen Informationen haben und am besten bereits ein Datum für das Zahlungsziel nennen. Unternehmen stellen sicher, dass sie alle Vorgänge rund um die Bestellung und den Verkauf genau dokumentieren.
Zahlungsarten:
Zahlungsausfälle entstehen nur, wenn Sie Ihren Firmenkunden ein Zahlungsziel einräumen. Zwar ist der Rechnungskauf im B2B beliebt, trotzdem gibt es Alternativen. Schnelle Liquidität mit hohem Ausfallschutz erhalten Sie bei den Zahlungsarten Vorkasse, Kreditkarte, gesichertem Rechnungskauf und der Sofortüberweisung. Allerdings gehen Sie damit ebenfalls ein gewisses Risiko ein. Fehlt das Angebot des Rechnungskaufs im Onlineshop, steigt die Abbruchrate und statistisch legen Kunden weniger in ihre Warenkörbe.
Versicherung gegen Zahlungsausfall? Das geht!
Eigentumsvorbehalt: Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Ihr Eigentum. Sie haben bei Zahlungsausfällen das Recht, die Produkte zurückzufordern. Der Vorteil bei einer Insolvenz: Die Ware geht nicht in die Insolvenzmasse über.
Versicherung Zahlungsausfall: Für Unternehmen stehen unterschiedliche Versicherungen zur Verfügung. Sie können damit sowohl einen Ausfallschutz erwerben als auch die Folgekosten des Mahn- und Gerichtsverfahrens abdecken.
Factoring: Beim Factoring verkaufen Sie Ihre Forderung an einen Finanzdienstleister. Er übernimmt für Sie die Zahlungsabwicklung und falls notwendig das Mahnwesen. Es gibt unterschiedliche Arten des Factoring.
Gesicherter Rechnungskauf: Das Angebot gilt für Onlineshops und umfasst ein Servicepaket mit automatisierter Bonitätsprüfung und Übernahme des Ausfallrisikos. Beim gesicherten Rechnungskauf erhalten Sie Ihr Geld in wenigen Tagen vom Finanzdienstleister und er kümmert sich um Zahlungsabwicklung und Mahnwesen.
Haben Sie selbst einen Online-Shop für Geschäftskunden und wollen gerne Kauf auf Rechnung als Zahlungsart implementieren? Oder haben Sie Fragen rund um das Thema B2B-Zahlungsweise und Rechnungskauf? Dann melden Sie sich unter info@billie.de oder finden Sie direkt mit einem unserer B2B-Experten eine optimale Lösung für Sie finden: