Kandidateninformationen
Datenschutz im Bewerbungsverfahren
Wir, die Billie GmbH, verarbeiten die Bewerberdaten, also alle personenbezogenen Daten, die uns von Bewerbern im Rahmen des Bewerbungsverfahren übermittelt, oder die Dritte uns im Auftrag von Bewerbern übermitteln, nur zum Zweck und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO.
Das Bewerbungsverfahren setzt voraus, dass Bewerber uns die Bewerberdaten mitteilen. Die notwendigen Bewerberdaten ergeben sich aus den Stellenbeschreibungen und dazu gehören grundsätzlich die Angaben zur Person, Kontaktadressen und die zur Bewerbung gehörenden Unterlagen, wie Anschreiben, Lebenslauf und die Zeugnisse. Daneben können uns Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen. Mit der Übermittlung der Bewerbung an uns erklären sich die Bewerber mit der Verarbeitung ihrer Daten zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens einverstanden; wir speichern die Daten und ermöglichen den Billie-Mitarbeitern, die im Bewerbungsverfahren involviert sind, Zugang zu den Bewerberdaten. Wir geben die Bewerberdaten selbstverständlich nicht an Dritte weiter. Bewerber können uns ihre Bewerbungen via E-Mail oder postalisch übermitteln. Hierbei bitten wir jedoch zu beachten, dass E-Mails ggf. nicht verschlüsselt versendet werden.
Die von den Bewerbern zur Verfügung gestellten Daten können im Fall einer erfolgreichen Bewerbung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet werden. Andernfalls, sofern die Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich ist oder der Bewerber die Stelle zurückgezogen hat, werden die Daten bei uns – sofern der Bewerber dem zuvor zugestimmt hat – für eine mögliche spätere Verwendung gespeichert, oder gelöscht.
Die Löschung erfolgt entweder auf Anfrage des Bewerbers oder sobald die Daten für eine mögliche spätere Verwendung nicht mehr erforderlich sind, in beiden Fällen aber frühestens nach dem Ablauf eines Zeitraums von sechs Monaten ab Ende des Bewerbungsverfahrens, damit wir etwaige Anschlussfragen zu der Bewerbung beantworten und unseren Nachweispflichten aus dem Gleichbehandlungsgesetz genügen können. Weitere Informationen zu den Betroffenenrechten und der verantwortlichen Stelle: https://www.billie.io/datenschutz/.
Vor Abschluss eines Arbeitsvertrags mit erfolgreichen Bewerbern führen wir einen Compliance-Check durch, für den personenbezogene Daten an externe Dienstleister weitergegeben werden, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien zu gewährleisten.
Reisekosten
Sollten ein Bewerber für Bewerbungsgespräche bei der Billie GmbH von außerhalb Berlins anreisen müssen, muss der Bewerber uns im Vorfeld darüber informieren. Die An- und Abreise wird dann über einen Drittdienstleister im Auftrag von uns und in Absprache mit dem Bewerber koordiniert.
Sollte der Bewerber mit dem Auto anreisen, werden standardmäßig 0,30EUR pro Kilometer erstattet. Verpflegungskosten werden i.H.v. 24 EUR pro Tag erstattet, sollte eine Übernachtung nötig sein. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.
Es werden nur Kosten erstattet, die durch Originalbelege nachgewiesen werden. Grundsätzlich gilt für alle Leistungen, dass der Nettobetrag, der Mehrwertsteuerbetrag/-satz, sowie der Bruttobetrag ausgewiesen sein müssen.
Unabgesprochene Reisekosten werden nicht übernommen.
Datenverarbeitung und -speicherung im Bewerbungsverfahren
Um die Bewerberdaten prüfen und die Bewerber in Bezug auf die Geeignetheit für offene Stellen bewerten zu können, verarbeiten wir die Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail), die im Rahmen der Bewerbungsunterlagen erhaltenen Dokumente (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Fotos), die im Rahmen des Bewertungsprozesses erstellten Dokumente (Scorecards, vom Bewerber erstellte Beispielaufgaben) sowie Angaben zu gewünschtem Eintrittsdatum.
Bewerber, die nach Prüfung ihrer Bewerberdaten für eine offene Stelle bei Billie derzeit nicht in Frage kommen, werden nach Abschluss des Bewerbungsprozesses, sofern sie dem zugestimmt haben, in Billies Talent-Pool aufgenommen. Ihre Bewerberdaten können dann von Billie verarbeitet werden, um sie auf andere potentiell geeignete offene Stellen bei Billie, Veranstaltungen oder weitere Ereignisse, die mit einer Tätigkeit bei Billie im Zusammenhang stehen, hinzuweisen. Diese Verarbeitung erfolgt auf Basis der Zustimmung des Bewerbers im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.
Die Zustimmung zur Teilnahme an Billies Talent Pool und zur entsprechenden Speicherung der Bewerberdaten kann jederzeit, ohne Angabe von Gründen, widerrufen werden. Widerruft ein Bewerber seine bereits erteilte Zustimmung, werden wir die Bewerberdaten unverzüglich löschen. Ein Widerruf der Zustimmung beeinträchtigt nicht die Rechtmäßigkeit der Datenvereinbarung vor dem Widerruf.
Zur Sicherstellung eines effektiven Bewerbungs- und Stellenbesetzungssystems sowie für unseren Billie Talent Pool nutzen wir die Software von Greenhouse Software, Inc., 18 West 18th Street, 11th Floor New York, NY 10011, USA, www.greenhouse.io („Greenhouse“).Greenhouse verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und sorgt hierbei für Speicherung und Management der Bewerberdaten in seiner Software. Hierbei bleiben wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und sind als solcher berechtigt, Greenhouse Anweisungen zu erteilen.
Unsere Mitarbeiter können Greenhouses Software auch dafür nutzen, um mit Bewerbern in Kontakt zu treten und Termine mit ihnen zu vereinbaren. Solche Kommunikation mit Bewerbern kann im Rahmen der Funktionalitäten der Greenhouse Software verarbeitet und gespeichert werden. Die Nutzung von Greenhouse hat zur Folge, dass alle Informationen und personenbezogenen Daten, die von Bewerbern innerhalb Bewerbungsprozesses an uns übermittelt werden, im Rahmen der Nutzung von Greenhouses Software verarbeitet und auf Servern von Greenhouse – auch in Drittstaaten – gespeichert werden.
Über das zur Erbringung der Dienste für uns erforderliche Maß hinaus haben Greenhouse und Greenhouses Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Bewerberdaten. Billie und Greenhouse haben eine Datenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen. Die Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer des Bewerbungsprozesses, eine Löschung erfolgt automatisch sechs Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses, soweit der Bewerber nicht seine Zustimmung zur Aufnahme in Billies Talent Pool gegeben hat.
Datenverarbeitung und -speicherung nach erfolgreichem Abschluss des Bewerbungsverfahrens
Die Daten erfolgreicher Bewerber speichern und verarbeiten wir in einer elektronischen Personalakte, für die wir die Software von Bamboo HR LLC, 335 South 560 West, Lindon, UT 84042-1911, USA, www.bamboohr.com, („BambooHR“) nutzen. BambooHR verarbeitet die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und sorgt hierbei für Speicherung und Management der Mitarbeiter in seiner Software. Hierbei bleiben wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und sind als solcher berechtigt, BambooHR Anweisungen zu erteilen.
Die Nutzung von BambooHR hat zur Folge, dass alle Informationen und personenbezogenen Daten von erfolgreichen Bewerbern im Rahmen der Nutzung von BambooHRs Software verarbeitet und auf Servern von BambooHR – auch in Drittstaaten – gespeichert werden.
Über das zur Erbringung der Dienste für uns erforderliche Maß hinaus haben BambooHR und BambooHRs Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Bewerberdaten. Billie und BambooHR haben eine Datenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen. Die Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer, die für die Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlich ist.
Vielfalt und Chancengleichheit
Bei Billie ist uns Vielfalt und Chancengleichheit wichtig, um kreativ, innovationsstark und wandlungsfähig zu bleiben. Wir fördern darum eine integrative Kultur, in der sich Mitarbeiter unabhängig von Geschlecht, Herkunft, und anderen demographischen Faktoren frei entfalten können.